Ontslag tijdens ziekte: nieuwe regels rond re-integratie en medische overmacht

Een werknemer die al maanden ziek thuiszit, collega’s die maar blijven inspringen en een tijdelijke vervanging die stilaan structureel wordt: het zijn voor veel werkgevers helaas herkenbare fenomenen. Tegelijk is ontslag tijdens langdurige ziekte juridisch bijzonder delicaat. Een foutieve beslissing kan immers leiden tot beschuldigingen van discriminatie, een kennelijk onredelijk ontslag en forse schadevergoedingen.

Sinds 1 januari 2026 geldt een vernieuwd wettelijk kader rond terugkeer naar werk voor arbeidsongeschikte werknemers. De rode draad is duidelijk: de wetgever verwacht dat werkgevers veel actiever aan de slag gaan met re-integratie en de rechter kan bijgevolg het ontslag bij langdurige ziekte nog kritischer beoordelen. Met andere woorden: wie vandaag te snel naar ontslag grijpt, neemt bewust een juridisch risico.

Wanneer moet u een re-integratietraject opstarten? 

Bij langdurige arbeidsongeschiktheid wordt van werkgevers verwacht dat ze actiever werk maken van re-integratie. Daarbij spelen onder meer het arbeidspotentieel van de werknemer, de beoordeling door de arbeidsarts en de mogelijkheden voor aangepast of ander werk een belangrijke rol. 

Waar werkgevers vroeger relatief snel dachten aan medische overmacht of een klassiek ontslag met opzeg, draait het nu nog meer om de volgende kernvraag: heeft u aantoonbaar werkelijk alles gedaan om de werknemer aan boord te houden voordat u beslist om diens arbeidsovereenkomst te beëindigen? 

Deze vraag krijgt in het nieuwe kader een veel concretere invulling. De arbeidsarts blijft in eerste instantie nog een centrale rol spelen in de beoordeling of en in welke mate werkhervatting door de werknemer nog mogelijk is. 

Nieuw is onder meer dat de wet nu uitdrukkelijk spreekt over het zogenaamde arbeidspotentieel van de werknemer: het veronderstelde vermogen om aangepast of ander werk te verrichten. Zodra een werknemer minstens acht weken arbeidsongeschikt is, moet u als werkgever dat arbeidspotentieel laten inschatten door de arbeidsarts of zijn verpleegkundig personeel. Blijkt daaruit dat er nog arbeidspotentieel is, dan wordt u niet langer geacht om af te wachten, maar verwacht men dat u werk maakt van een concreet traject tot re-integratie. Werkgevers met 20 of meer medewerkers moeten binnen de zes maanden een formeel re-integratietraject opstarten wanneer arbeidspotentieel aanwezig is.

Bovendien bent u daarbij verplicht om ernstig na te gaan of aangepast of ander werk in de onderneming haalbaar is. Dat gaat verder dan een vrijblijvende denkoefening. De arbeidsarts kan onder meer een bezoek voorafgaand aan de werkhervatting organiseren en voorstellen doen voor aanpassingen van de werkpost of het takenpakket. Waar dat bezoek vroeger enkel op initiatief van de werknemer kon worden gevraagd, kunt u als werkgever nu zelf ook zo’n bezoek organiseren om mogelijke oplossingen te verkennen.

Ook het contact met arbeidsongeschikte werknemers wordt wettelijk verankerd. U moet als werkgever in het arbeidsreglement een procedure opnemen over hoe en door wie arbeidsongeschikte werknemers worden gecontacteerd, met welke frequentie en met welk doel. Dat contact dient om de terugkeer voor te bereiden, niet om de gegrondheid van de afwezigheid in vraag te stellen.

Kortom: een dossier waarin “niets” of “weinig” aan re-integratie werd gedaan, zal onder dit nieuwe kader bij een latere betwisting al snel als verdacht worden gezien. Ontslag wordt steeds meer de nooduitgang: pas als echt duidelijk is dat terugkeer naar werk niet (meer) mogelijk is en u dat zorgvuldig heeft onderzocht en gedocumenteerd, komt beëindiging in beeld.

Wanneer kunt u een langdurig zieke werknemer ontslaan? 

Ontslag tijdens ziekte blijft mogelijk, maar het gevolgde re-integratietraject en de werkelijke reden voor het ontslag wegen zwaar door. Zowel bij medische overmacht als bij een klassiek ontslag is een zorgvuldig opgebouwd dossier essentieel. Ontslag van een langdurig zieke werknemer blijft in theorie dus mogelijk, maar in de praktijk wordt het toetsingskader strenger.

Wanneer is ontslag wegens medische overmacht mogelijk? 

Wat de medische overmacht betreft, moet de definitieve ongeschiktheid via de arbeidsarts en binnen het vernieuwde re-integratiekader worden vastgesteld. De wachttijd om een bijzondere procedure medische overmacht te starten, werd verkort van negen naar zes maanden arbeidsongeschiktheid. Dat klinkt voor sommige werkgevers misschien als “vroeger kunnen beëindigen”, maar in werkelijkheid gaat het om een verkorte wachttijd binnen een veel strenger omkaderde procedure. U zal immers moeten aantonen waarom geen enkele vorm van aangepast of ander werk binnen uw organisatie realistisch is, ondanks de verplichtingen rond arbeidspotentieel en re-integratie. Een standaardformule à la “er is geen passend werk” zonder onderbouwing volstaat niet. Gebeurt de beëindiging toch op een wankele basis, dan riskeert u dat het ontslag wordt aangevochten en dat er bijkomende vergoedingen worden toegekend aan de werknemer.

Ook een klassiek ontslag (met opzeggingstermijn of -vergoeding) van een zieke werknemer is risicovoller geworden. Ziekte of handicap mogen in wezen nooit de echte reden zijn. Een werknemer die meent dat hij ontslagen wordt “omdat hij ziek is”, kan zich beroepen op het discriminatierecht en op de regels rond kennelijk onredelijk ontslag. De rechter zal dan niet alleen naar uw officiële motivering kijken, maar ook naar uw gedrag in het re-integratietraject: heeft u oprecht naar oplossingen gezocht, of lijkt het ontslag vooral een eenvoudige exit? 

Daarbovenop werd bij de wetswijziging ook de informele fase rond werkhervatting versterkt. De arbeidsarts kan al na een maand arbeidsongeschiktheid een gesprek voorstellen om werkhervatting voor te bereiden. De informatie-uitwisseling tussen arbeidsarts, adviserend arts van het ziekenfonds en behandelend arts verloopt in principe via het zogenaamde TRIO-platform. Dit moet net vermijden dat trajecten naast elkaar lopen en dat men te laat merkt dat er nog reële kansen op werkhervatting bestaan. Als werkgever ontsnapt u moeilijker aan het verwijt dat u “niet wist” dat er nog mogelijkheden waren.

Alleen in uitzonderlijke situaties, bijvoorbeeld bij manifest misbruik van ziekteverlof of een flagrante weigering van de werknemer om mee te werken aan redelijke stappen, kan ontslag eenvoudiger standhouden, eventueel zelfs om dringende reden. Ook dan geldt echter dezelfde aanbeveling: zorg voor een sterk en zorgvuldig opgebouwd dossier.

Wat moet u als werkgever documenteren bij re-integratie? 

Niet alleen de uitkomst telt, maar ook het traject dat eraan voorafging. Leg daarom zorgvuldig vast welke re-integratiemogelijkheden u heeft onderzocht, welke communicatie plaatsvond en waarom bepaalde oplossingen al dan niet haalbaar bleken. 

De vernieuwde regels leggen de lat dus vooral hoger voor de zorgvuldigheid van de werkgever. Niet alleen de uitkomst telt, maar vooral het pad dat u heeft gevolgd.  

Dat vraagt om andere reflexen. Start tijdig een formeel traject op wanneer duidelijk wordt dat een werknemer niet zomaar terugkeert. Wacht niet tot het einde van de ziekteperiode om voor het eerst aan aangepast werk te denken, maar laat het arbeidspotentieel inschatten en bespreek de mogelijkheden met de arbeidsarts.

Leg systematisch vast welke alternatieven u heeft onderzocht. Denk aan: 

• andere functies,
• aangepaste taken,
• aangepaste uren,
• telework,
• tijdelijke oplossingen die eventueel structureel kunnen worden.

Ook uw communicatie en de vormgeving daarvan verdienen aandacht. Nodigt u een werknemer uit voor een re-integratieonderzoek, dan gebeurt dat voortaan per aangetekende zending. Verschijnt de werknemer niet, dan wordt de adviserend arts op de hoogte gebracht en kan dat gevolgen hebben in het kader van de ziekte- en invaliditeitsverzekering. U doet er dus goed aan om duidelijk, correct te communiceren en alle uitnodigingen, verslagen en beslissingen netjes bij te houden. 

Ten slotte houdt het traject niet op aan de deur van uw onderneming. Wanneer een werknemer definitief ongeschikt is voor het overeengekomen werk en er bij u geen aangepast of ander werk mogelijk is, moet de arbeidsarts de werknemer doorverwijzen naar de bevoegde regionale diensten voor verdere begeleiding. Dat onderstreept nogmaals de insteek van de wet, namelijk dat ontslag geen einde van het verhaal is voor de werknemer, maar een stap binnen het bredere re-integratiekader. 

U vervult al deze voormelde stappen niet alleen om in orde te zijn met de wet, maar ook om bij een discussie te kunnen tonen: wij hebben ons huiswerk gemaakt, ontslag was echt de laatste stap. Dat maakt voor de rechtbank vaak het verschil tussen een verdedigbaar ontslag en een dure veroordeling.

Langdurig zieke werknemer ontslaan? Stel eerst deze 3 vragen 

Twijfelt u of u in een dossier van langdurige ziekte tot ontslag kunt overgaan, stel uzelf dan minstens deze drie vragen:

1. Is er een recente en duidelijke medische beoordeling via de arbeidsarts en is het formele traject, inclusief de nieuwe stappen rond arbeidspotentieel en re-integratie, correct gevolgd?
2. Kan ik concreet aantonen welke re-integratiemogelijkheden ik onderzocht heb, welke suggesties eventueel door de arbeidsarts zijn gedaan en waarom die in mijn onderneming niet haalbaar bleken? 
3. Gebruik uw gezond verstand: zal een rechter uw keuze voor ontslag logisch vinden in het licht van dat traject, of lijkt het alsof de ziekte van de werknemer eigenlijk de doorslag gaf? 

Moet u bij een van deze vragen aarzelen, dan is het vaak verstandiger om eerst uw beleid of dossier bij te sturen, in plaats van meteen tot een beëindiging over te gaan.

Conclusie: ontslag tijdens ziekte vraagt een zorgvuldig dossier 

Het vernieuwde kader rond terugkeer naar werk maakt één iets bijzonder duidelijk: ontslag van een langdurig zieke werknemer is vandaag geen administratieve formaliteit (meer), maar een juridische risicosituatie. De wetgever legt de verantwoordelijkheid nadrukkelijk bij de werkgever: actief werken aan re-integratie, zorgvuldig documenteren wat u doet en aantonen waarom ontslag, ondanks die geleverde inspanningen, onvermijdelijk was. 

Bij TRUST Advocaten helpen wij u om uw aanpak rond langdurige ziekte en re-integratie juridisch scherp te stellen en om per dossier te beoordelen of en wanneer ontslag, na alle vereiste stappen, nog verdedigbaar is. In dit nieuwe landschap is “tijdig advies inwinnen” vaak de beste vorm van risicobeperking. Neem hier contact op met onze experts.