De (elektronische) factuur: meer dan een administratieve verplichting

Een correct opgestelde factuur laat niet alleen een professionele indruk na, maar is ook vanuit juridisch oogpunt een must: zo kunnen fouten of onvolledige informatie bijvoorbeeld fiscale complicaties veroorzaken, of zelfs de geldigheid van de factuur aantasten. Hoe zorgt u ervoor dat uw onderneming volledig in lijn is met de wetgeving, zeker met de verplichte invoering van de elektronische factuur vanaf 2026? Isa Degryse, advocaat bij TRUST Advocaten licht de belangrijkste wettelijke verplichtingen toe, inclusief de taaleisen die gelden voor facturen in België.

Elektronische factuur verplicht vanaf 2026: wat verandert er?

Vanaf 1 januari 2026 wordt voor bijna alle B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen de gestructureerde elektronische factuur verplicht. Dit is niet zomaar een pdf-bestand, maar een factuur die voldoet aan de Europese norm EN16931. De standaard wordt de Peppol-BIS factuur, die via het Peppol-netwerk aan de ontvanger wordt bezorgd. Enkel mits wederzijds akkoord is een alternatief formaat mogelijk, zolang de factuur blijft voldoen aan de Europese norm.

Wilt u als ondernemer btw aftrekken op een inkomende B2B-factuur? Dan kan dit vanaf 2026 enkel als het een gestructureerde digitale factuur betreft, voorzien van alle verplichte vermeldingen.

Voor transacties met particulieren (B2C) of voor internationale facturatie is de gestructureerde elektronische factuur niet verplicht. In internationale context wordt de elektronische factuur wel toegestaan, op voorwaarde dat de ontvanger uitdrukkelijk akkoord gaat, bijvoorbeeld door registratie op het Peppol-netwerk.

Checklist factuur: dit zijn de wettelijke vereisten

Om volledig te voldoen aan de Belgische en Europese regelgeving, dient een factuur minstens de volgende vermeldingen te bevatten:

• Factuurdatum: de datum waarop de factuur wordt opgemaakt.
• Uniek factuurnummer: elke factuur moet een uniek en opeenvolgend nummer hebben.
• Gegevens van de verkoper: de volledige bedrijfsnaam (en eventueel de handelsnaam indien deze verschillend is), het adres en het ondernemings- en/of btw-nummer van de verkoper.
• Gegevens van de klant: de naam, het adres en - indien van toepassing - het ondernemings- of btw-nummer van de klant.
• Beschrijving van de goederen of diensten: een duidelijke omschrijving van wat geleverd werd, inclusief de hoeveelheid en de eenheidsprijs.
• Datum van levering of prestatie: indien deze afwijkt van de factuurdatum.
• Prijsinformatie en belastingen:
• Het totaalbedrag exclusief btw, het toegepast btw-tarief, het btw-bedrag en het totaalbedrag inclusief btw
• Indien van toepassing: de verwijzing naar de relevante richtlijn of nationale bepaling op grond waarvan de transactie van btw is vrijgesteld, of een andere vermelding van de vrijstelling.
• De gegevens die nodig zijn om de aard van de transactie te bepalen en het juiste btw-tarief vast te stellen.
• De datum waarop de levering van goederen of de dienstverlening heeft plaatsgevonden. Indien de factuur op een later moment wordt opgemaakt dan de prestatie, de datum waarop de betaling (of een deel ervan) werd ontvangen.
• Betalingsvoorwaarden:
• De vervaldatum van de factuur, de betaalwijze en eventuele kortingen of toeslagen bij laattijdige betaling

In welke taal stelt u facturen op? Een blik op de taalwetgeving in België

Naast het opnemen van de juiste gegevens, houdt u bij het maken van facturen best voldoende rekening met de Belgische taalwetgeving. De taal waarin een factuur moet worden opgesteld, hangt af van de locatie van de exploitatiezetel van de onderneming, wat kan verschillen van de maatschappelijke zetel. Wie deze regels niet volgt, riskeert de nietigheid van de factuur, waardoor de ontvanger de betaling kan betwisten.

Taalregels per regio:

• Nederlands taalgebied: facturen moeten in het Nederlands worden opgesteld.
• Frans taalgebied: facturen moeten in het Frans worden opgesteld.
• Duitstalig taalgebied: facturen moeten in het Duits worden opgesteld.
• Brussel (tweetalig gebied): facturen mogen in het Nederlands of Frans worden opesteld, afhankelijk van de taal van de bestemmeling.

Indien uw klant zich in een ander taalgebied bevindt (bijvoorbeeld Wallonië of Brussel) of in een andere lidstaat van de EER, mag een aanvullende versie van de factuur in een andere taal worden bezorgd. Voorwaarde is dat deze taal door beide partijen wordt begrepen. Belangrijk is dat de vertaalde versie slechts bijkomstig is en dat er steeds een factuur wordt opgesteld in de taal van de exploitatiezetel. Zijn er tegenstrijdigheden tussen beide versies? Dan heeft de factuur in de taal van de exploitatiezetel voorrang. 

Opgelet! Andere spelregels voor algemene voorwaarden De taaleisen gelden uitsluitend voor de verplichte vermeldingen op de factuur. Andere vermeldingen, zoals algemene voorwaarden, hoeven niet in de taal van de exploitatiezetel te zijn opgesteld. Sterker nog, ze moeten in een taal zijn die voor de ontvanger duidelijk en begrijpelijk is. Bij een juridische betwisting kan de ontvanger zich immers beroepen op het argument dat hij of zij de algemene voorwaarden niet begreep, wat kan leiden tot interpretatieproblemen.

Hulp nodig bij de wettelijke vereisten voor (elektronische) facturen?

Een juridisch correcte factuur voorkomt problemen en beschermt uw onderneming. Heeft u vragen over de elektronische facturatie, de toepasselijke btw-regels of de taalvereisten? TRUST Advocaten staat voor u klaar met helder advies en praktijkgerichte begeleiding. Contacteer ons gerust via info@trustadvocaten.be.